Ob koncu leta se s strankami pogosto pogovarjamo o načrtih za naprej. Letos se je skoraj vsak pogovor vrnil k istemu: preveč časa gre za prepisovanje podatkov iz enega mesta v drugo.
Kje se izgubi največ časa
- Povpraševanja po e-pošti, ki jih nekdo ročno prepiše v ponudbo.
- Naročila iz spletne trgovine, ki se v poslovni program vnašajo še enkrat.
- Excelove tabele, ki jih ima vsak zaposleni svojo, in nihče ne ve, katera je zadnja.
- Rezervacije po telefonu, zapisane v zvezek.
Kako začeti
Ne z velikim projektom. Izberite eno opravilo, ki se ponavlja vsak dan, in izmerite, koliko časa vzame. Na primer 15 minut za vsako ponudbo in 10 ponudb na teden. To sta dve uri in pol na teden samo za prepisovanje.
Nato poglejte, kje so podatki že zapisani v digitalni obliki. Skoraj vedno so: v obrazcu na spletni strani, v e-pošti, v trgovini. Povezava teh virov s programom, ki ga že uporabljate, je pogosto manjši poseg, kot si ljudje predstavljajo. Večina sodobnih poslovnih programov ima vmesnik API, prek katerega podatke sprejme sama.
Kako je videti povezano
Stranka izpolni obrazec za povpraševanje. Namesto e-pošte, ki jo je treba prepisati, se v poslovnem programu pojavi osnutek ponudbe s podatki stranke. Prodajnik doda cene, preveri in pošlje. Napak pri prepisovanju skoraj ni več, odgovor pa gre ven isti dan.
Če imate podobno opravilo, nam ga opišite prek kontaktnega obrazca. Povemo, ali in kako se ga da povezati.